انجمن پرسش و پاسخ آموزگار
يادآوري هاي مهم براي معاونين اجرايي تازه کار - نسخه قابل چاپ

+- انجمن پرسش و پاسخ آموزگار (http://amouzgar.com/anjoman)
+-- انجمن: امور اجرایی (/forumdisplay.php?fid=3)
+--- انجمن: فرم های خام مدارس (/forumdisplay.php?fid=35)
+---- انجمن: فرم های معاونت اجرایی (/forumdisplay.php?fid=55)
+---- موضوع: يادآوري هاي مهم براي معاونين اجرايي تازه کار (/showthread.php?tid=1171)



يادآوري هاي مهم براي معاونين اجرايي تازه کار - شهسام - ۲۴-۱۰-۱۳۹۲ ۰۴:۲۷ صبح

دوستان گرامي من تازه معاون اجرايي شده ام و اين کار را فوق العاده سخت ،حساس و خطرناک مي دانم کوچکترين اشتباه و بی اطلاعی از قوانین و بخشنامه ها و آیین نامه ها ميتونه آينده ي دانش آموزان را تغيير دهدبه عبارتي بايد کتاب قطور راهبرد آقاي عسکرياني را از حفظ باشيد کامپيوتردان سناد دان دانا دان بکفا دان  آفيس دان نرم افزار شناس وهمه فن حریف باشيد. تازه اينها الفبا ومقدمه ي معاونت اجرايي است شغلي است که از نظر ديگران ساده و پيش پا افتاده جلوه مي کند.توقعات بي پايان دبيران مديران واداره ونيز ارباب رجوع آدم را کلافه ميکند.هر چند گذشت زمان و کسب تجربه از مقدار فشار واسترس کم مي کند.ولي اين کسب تجربه ها شايد به قيمت بدبخت شدن خيلي ها بدست آمده باشد. همکاران شاغل در اين بخش بهتر مي دانند دبيري وزيري يعني چه.به هر حال آدم نبايد کاري اينچنين را قبول کند و اگر هم قبول کرد با مطالعه و پرس و جوبايد در حد اقل زمان بهترين شوي. چون با آينده بچه ها سر و کار داري و اصولا جايي براي آزمايش و خطا نداري.مطالب اين سايت اگر تکراري هم باشد ارزش يکبار خواندن را دارد . اين بخشنامه همراه با اضافات جديد مهر هر سال روي سايت اداره ها قرار ميگيره تا تعداد خطا ها کمتر بشه .اميدوارم مطالعه ي آن برايتان کسالت آور نباشه .اينها قبلا توسط ساير همکاران دلسوز در سایت های مختلف بارها و به تکرار گذاشته شده . بنده فقط وصله پینه کردم . لذا هدف فقط ياد آوري بود و بس.


توصيه هاي مهم
1-  از صحت مشخصات سجلی دانش آموز در سامانه سناد اطمینان حاصل نمایید.بخصوص هنگام ثبت محل صدور حتما حوزه ، ناحيه يا منطقه درج شود ولي محل تولد به شهر اكتفا شود (نام و نام خانوادگی/ش.ش/ت.ت/محل تولد و محل صدور شناسنامه و...) پس از اطمینان از صحت اطلاعات تغذیه از سیستم الکترونیک( فقط ورودی های جدید، پایه اول و میان پایه ها ) را انجام دهید. توصیه می گردد دفترآمار سناد و سیستم دانش آموزی باهم یکسان باشد.

2- عملیات ثبت نام دانش آموزان انتقال آمده یا انتقال رفته /به سایر مدارس را همواره از طریق اینترنت/ اتوماسیون اداری انجام دهید.

هنگام دریافت سوابق انتقالی در متوسطه و پیش دانشگاهی:
- در مدارس ومبدا و مقصد سال و دوره قبل بسته باشد( از قسمت پایان دوره کنترل نمایید چنانچه دوره های قبل باز است پس از اطمینان از ثبت و صحت سوابق سال و دوره مورد نظر را ببندید)
- مدارس مبدا و مقصد نگارش ها یکی باشد( ارسال سوابق با آخرین نگارش موجود بر روی سایت پژوهش باشد).
- در سیستم متوسطه برای دانش آموزان غیر فارغ التحصیل از قسمت انتقال دانش آموز به آموزشگاه دیگر انتقال دهید.
- در سیستم متوسطه برای دانش آموزانی فارغ التحصیلان شده اند و می خواهند در پیش دانشگاهی ادامه تحصیل دهند حتما از گزینه انتقال دانش آموزان به سیستم پیش دانشگاهی استفاده نمایید.
- در سیستم پیش دانشگاهی برای دانش آموزانی که فارغ التحصیل نشده اند حتماً از گزینه انتقال دانش آموز به آموزشگاه دیگر استفاده نمایید.
- در دریافت سوابق انتقال نهایت دقت را به عمل آورید. زیرا در صورت دریافت اشتباه نیاز به کسب مجوز منطقه و ارائه مدارک و مستندات و درخواست کتبی آموزشگاه می باشد. و این مجوزها در سیستم آموزشگاه و منطقه ثبت می گردد.
- قبل از دریافت سوابق انتقالی حتما ذخیره بگیرید.
- پس از دریافت سوابق انتقالی حتماً کارنامه سالیانه صادره آموزشگاه مبدا را با کارنامه موجود در سیستم چک نمایید و در صورت مغایرت از آموزشگاه مبدا حتماً استعلام کتبی گرفته و سوابق را درصوت نیاز مجدداً دریافت نمایید(با هماهنگی واحد سنجش و ارزشیابی تحصیلی)
- توصیه می گردد جهت امنیت و جلوگیری از رفت آمدها غیر ضروری حتماً سوابق را به صورت اینترنتی ارسال و دریافت نمایید.
- مدارس پیش بزرگسال حتماً اطلاعات سوابق دانش آموزان روزانه سالی واحدی ( افتاده دوره خرداد یا دوره تابستان) را شفاهاً و یا کتباً از مدارس مبدا درخواست نمایند. و باتوجه به خلاصه سابقه، انتخاب واحد را انجام دهند.
- بر اساس ماده 37 آیین نامه آموزشی سه ساله متوسطه روزانه مدیر واحد آموزشی باید کلیه مدارک دانش آموزی که با گواهی موقت ثبت نام کرده است را حداکثر تا پایان مهرماه بصورت مکتوب از محل تحصیل قبلی وی درخواست کند.مدیر واحدآموزشی مبدأ نیز بلافاصله پس از وصول درخواست، باید کلیه مدارک تحصیلی دانش آموز منتقل شده خود را پس از تکمیل برابر مقررات به واحد آموزشی مقصد ارسال کند.
- چنانچه مدارک تحصیلی دانش آموز در موعد مقرر در واحد آموزشی مقصد کامل نشود و به تبع آن برای دانش آموز حقی ایجاد و یا از وی حقی تضییع شود مسئولیت ناشی از آن حسب مورد به عهده مدیران واحد های آموزشی مبدأ یا مقصد می باشد(ماده 38 آیین نامه آموزشی دوره سه ساله متوسطه روزانه)

- هنگام دريافت از سناد دریافت فقط برای دانش آموزان پایه اول صورت پذیرد و دانش آموزان پایه های دوم - سوم و پیش فقط توسط انتقال اطلاعات از دانا صورت پذیرد( برای پیش دانشگاهی صرفا از گزینه ارسال به پیش دانشگاهی ارسال صورت گیرد)
- با توجه به اینکه یک دانش آموز در طول دوره سه ساله متوسطه نمی تواند دارای دو شماره دانش آموزی باشد بنابراین اگر دانش آموزی در پایه اول و یا دوم متوسطه با کدی اشتباه ثبت نام شده و یا شناسنامه خود را تعویض نموده باشد سریال شناسنامه جدید وی با سالهای قبل متفاوت خواهد بود. لذا کد دانش آموزی وی نیز در سال جدید تغییر پیدا خواهد کرد و این سبب می شود که سوابق سالهای قبل وی به کد جدید اضافه نگردد و سوابق ناقص خواهد بود و در سال سوم فارغ التحصیل نخواهند شد.

برای جلوگیری از این امر درقسمت دریافت فایل دانا در سناد کادری بنام کد دانا ایجاد شده است که شما باید کد دانش آموزی سال قبل دانش آموز را در آن قسمت وارد نموده و سپس روی ثبت کد دانا کلیک نمایید و بعد از ثبت می توانید فایل مشخصات دانش آموزان را از سناد دریافت نموده و به سیستم دانا وارد نمایید.

حالا اگر کد دانش اموزی واقعا در سال قبل اشتباه وارد شده یا شناسنامه وی تغییر پیدا کرده است ذخيره از سيستم دانا گرفته به واحد سنجش و ارزشيابی بیاورید تا کارشناس سنجش با رمز مخصوص کد اشتباه را اصلاح نماید.

نکته: اگر دانش آموز با 2 کد متفاوت ثبت نام و انتخاب واحد شده باشد سوابق وی در هم ادغام نخواهد شد و مسولیت آن با معاون اجرایی آموزشگاه خواهد بود و واحد سنجش هیچ مسولیتی در این مورد ندارد.لذا به کد دانش آموزی پایه اول دقت نمایید. البته اين مشكل در نگارش هاي جديد حل شده.

3- موقع دریافت و یا انتقال دانش آموز( براساس کد دانش آموز صورت گیرد زیرا امکان تشابه اسم و فامیل وجود دارد) به آموزشگاه دیگر سال و دوره مورد نظر بسته باشد و نگارش مدرسه مبدا و مقصد یکی باشد.

قبل از بستن سال و دوره مورد نظر از دادن رمز انتقال و دریافت سوابق انتقالی در سیستم دانش آموزی خودداری نمایید(توضیح: سوابق سال و دوره باز منتقل نمی شود و سوابق به اشتباه در سیستم ثبت می گردد که برای رفع آن نیاز به مجوز منطقه می باشد) در سیستم دانای متوسطه برای دانش آموزان فارغ التحصیل که می خواهند در پیش دانشگاهی ادامه تحصیل دهند از قسمت انتقال دانش آموزان فارغ التحصیل رمز انتقال داده شود . و برای دانش آموزان غیر فارغ التحصیل متوسطه و پیش دانشگاهی از قسمت انتقال دانش آموز به آموزشگاه دیگر رمز انتقال داده شود توصیه می گردد سوابق را از طریق اینترنت ارسال نمایید. موقع انتقال و دریافت سوابق حتماً به کد دانش آموزی و نام و نام خانوادگی دقت نمایید. تا سوابق دانش آموزان مشابه اسمی را انتقال یا دریافت ننمایید.
4- از طریق هلپر مسیر پیش فرض ذخیره سازی سیستم را تغییر دهید.مسیری به غیراز مسیر نصب ویندوز را انتخاب نمایید.

5- همیشه بعد از انجام اموری مثل ثبت نام/انتخاب واحد/ ورود نمرات مستمر/ ورود نمرات پایانی و نهایی و... حتماً پشتیبان (ذخیره) گرفته شود و در درایوی به غیر از درایو ویندوز ذخیره شود.توصیه می گردد ذخیره سازی هرچه بیشتر صورت گیرد ولی بازیابابی ذخیره های قبل به هیچ عنوان انجام نشود.

6-  قبل از دریافت نگارش جدید، حتما پشتیبان(ذخیره) گرفته شود.بعد از دریافت نگارش نیز اولین اقدام(( بروزآوری پایگاه)) از طریق منوی ((تسهیلات)) انجام گیرد و مجدداً ذخیره گرفته شود.هیچ آموزشگاهی مجاز به برگرداندن نگارش سیستم های دانش آموزی نمی باشد.

7 - بعداز اتمام هر نوبت تحصیلی بروزآوری پایگاه را انجام داده و ذخیره گرفته شود و بر روی سی دي یا دی وی دی با سرعت پایین رایت گردد.

8- سی دی یا دی وی دی های پشتیبان را تاریخ گذاری نموده و در محلی امن و به دور از دسترس دیگران نگه دارید.(آرشیو ذخیره سیستم ها در بازدیدها مدنظر خواهد بود.(

9- حتی الامکان نگارش ها بصورت آنلاین دریافت گردد.و در هنگام دریافت نگارش از طریق اینترنت، تیک گزینه((در صورت وجود نگارش جدید دریافت شود)) را بردارید.

10- هرگز رمز سیستم دانش آموزی را<<1>> نگذارید. بلکه همواره از رمزهای ترکیبی ( حروف و اعداد) استفاده نمایید. مسئولیت اصلی سیستم با معاون اجرایی خواهد بود و هرگونه دخل و تصرف در نمرات معاون اجرایی پاسخگو خواهد بود.

11- هر کسي را به اتاقتان راه ندهيد .رمز سیستم دانش آموزی را در اختیار سایر عوامل مدرسه قرار ندهید و برای مدیر مدرسه نیز از طریق منوی(( معرفی کاربران سیستم)) یک کاربر جدید با امکان خاص( محدود کردن دسترسی کاربران عمومی) ایجاد نموده و رمز اختصاصی ایشان را با رمز خود متمایز قرار داده و در اختیار وی قرار دهید.

 12- بعلت حساسیت سیستم های دانش آموزی به ویروس حتی المکان از فلش آلوده یا مشکوک استفاده ننمایید. توصیه می گردد یک فلش اختصاصی جهت انتقال اطلاعات به اداره  تهیه گردد.

13- حتماً در خصوص نصب آنتی ویروس قوی و سازگار با سیستم دانش آموزی با کارشناس فن آوری منطقه مشورت نموده و آنتی ویروس مورد تایید نصب  و آپدیت شود.

14- حتماً در کنار میزکار خود کتاب (( مجموعه مصوبات شورای عالی آموزش و پرورش)) و یا ))راهبرد های مدیریت آموزشگاهی/آیین نامه ها و مقررات مدارس)) را داشته باشید و با مطالعه آنها، امور مدرسه را به موقع و مطابق با آیین نامه ها انجام داده و از تخلفات مطلع باشید.

15-  در صورت امکان، سیستم دانش آموزی را روی یک کامپیوتر مجزا نصب نمایید و از انجام سایر امور مدرسه روی آن رایانه خودداری نمایید. حتی الامکان ای بر روی کامپیوتری که  سیستم دانش آموزی روی آن نصب شده است، رمز ( پسورد ) بگذارید.

16- پرونده دانش آموزان ( مشخصات سجلی و سوابق تحصیلی) را با سیستم دانش آموزی به دقت کنترل و بررسی نمایید و درصورت نیاز اصلاحات لازم را انجام دهید.

17- لیست کنترل فارغ التحصیلان مدرسه و منطقه را به دقت کنترل و بررسی نمایید و مغایرت را با هماهنگی کارشناسی سنجش اصلاح نمایید. اصلاحات بعداز ارسال به سیستم تاییدیه ( دیپسالی) به سختی و طی مراحل اداری و مجوز استان و معرفي فرد خاطي ميسر خواهد بود.

18- جهت وحدت رویه فرم های ارسالی را به هیچ وجه تغییر ندهید.

19- تهیه ، چاپ و پلمپ دفاتر امتحانات، فارغ التحصیلان، آمار لیست دستی و کامپیوتری ریز نمرات دبیر و... در موعد مقرر انجام گیرد.

20- قبل از صحافی دفاتر امتحانات، فارغ التحصیلان آن را به رویت کارشناسی سنجش برسانید.تا از انجام کارهای موازی و تکراری خودداری گردد.

21- تمامی گواهینامه های پایان تحصیلات کامل و با مهر و امضاء آماده تحویل باشند(با توجه به مقررات و بخشنامه، مدارک را به ذینفع تحویل نمایید).

- گواهینامه های دانش آموزان را ابتدا بر اساس رشته ی تحصیلی تفکیک و سپس مطابق با شماره صفحه و شماره ردیف لیست مشخصات فارغ التحصیلان تنظیم نمایید.
- تمبر را در محل الصاق آن چسبانده و سپس با مهر (اسلام پیروز است) با رنگ آبی و بصورت مورب ممهور نمایید.
- عکس 4*3 پشت نویسی شده را در محل الصاق عکس دوخت نمائید بگونه ای که یک دوخت در قسمت بالا و دیگری در سمت چپ باشد ( از چسباندن عکس جداً خودداری فرمائید) پس از الصاق عکس آنرا با مهر آموزشگاه به رنگ آبی ممهور نمائید.
تذکر : قبل از استفاده از مهر دقت شود جهت مهر درست باشد.
- بخش مدیر واحد آموزشی ، با خودکار مشکی امضاء و سپس با مهر آموزشگاه به رنگ آبی مهر زده شود.
- با توجه به اینکه صدور مجدد گواهینامه به هیچ عنوان امکان پذیر نمی باشد در تنظیم آن نهایت دقت را اعمال نمایید.

22- در صورت امکان، از محافظ الکتریکی بر روی کامپیوترتان استفاده نمایید تا در نوسات برق آسیب نبیند.

23- برای چاپ صحیح اسناد، از نصب صحیح چاپگر خود اطمینان حاصل نمایید.

24-  با مطالعه کتاب آیین نامه و پرس جو از همکاران منطقه، همواره فرآیند های خود را اصلاح و بهینه نمایید و به همکاران خود در کارشناسی سنجش منطقه انتقال دهید.

25- برای تعمیر کامپیوتر یا سیستم دانش آموزی، از جابجایی کیس به مراکز رایانه ای خارج از اداره خودداری نمایید.از برنامه تیم ویور( teamviewer) جهت کنترل و ارتباط با کارشناسی سنجش و ارزشیابی تحصیلی استفاده نمایید.

26- براساس مقررات و آیین نامه های آموزشی، ثبت نام و انتخاب واحد دانش آموزان، پایه و رشته ،گروه درس ، مدل و نوع گروه و با رعایت سقف انتخاب واحد صورت گیرد.(در انتخاب واحد به کدرشته و کد درس توجه نمایید. زیرا برخی از رشته ها هم نام بوده ولی دارای کد متفاوت و بطبع کددروس ارائه شده متفاوت می باشد).

27- در موعد مقرر ثبت نام و انتخاب واحد، اعلام نتیجه، ثبت اعتراضات و ارسال به سیستم متمرکز را انجام دهید. درموقع ارسال اطلاعات به سیستم مکانیزه امتحانات نهایی حتماً نام دانش آموزان و دروس نهایی را به دقت کنترل و بررسی نمایید. خیلی انتخاب واحد تابستان را جدی بگیرید. اولا سال سومی ها کاملا در مورد تبصره و دروس ذخیره توجیه کامل شوند و ثانیا برای انتخاب واحد بخصوص برای سال سومی ها از منوی چاپ و صدور کارنامه و از قسمت آخر همین منو یعنی چاپ کارنامه کلی -یک خلاصه سوابق تحصیلی بگیرید زیرا در قسمت پایین این صفحه لیست کامل و دقیقی از دروس افتاده و باقیمانده دانش آموز نوشته شده و دانش آموز با توجه به این قسمت انتخاب واحد دروس افتاده و باقیمانده اش را بنماید و هرگز از روی کارنامه انتخاب واحد نکنید زیرا اطلاعات ناقص به دانش آموز میدهد زیرا دانش آموز در جریان دروس افتاده و باقیمانده ی خود نیست و کارنامه به تنهایی این اطلاعات را به او نمیدهد-دانش آموز به اشتباه از روی نمره پایانی انتخاب واحد میکند نه از روی نمره سالانه .حتما هنگام دریافت برگه انتخاب واحد دقت کنید دانش آموز نامش راخوانا -پایه و کلاس و رشته اش را دقیق نوشته باشد- کدها با نام درس هم خوانی داشته باشد و ازهمه مهمتر نوع درس را حضوری یا غیر حضوری دقیقا مشخص کرده باشد و توجیه شود که دروس حضوری در پایگاه باید امتحان داده شود.وحتما شماره تلفن ثابت و همراه روی برگه نوشته باشد. دانش آموز دو بار انتخاب واحد نکند یا دو برگه انتخاب واحد نداشته باشد .
تعداد واحد درسی پایه اول عمومی با احتساب 2 واحد انضباط 33 واحد می باشد . دروس اختیاری پایه اول 2 واحد می باشد که یک واحد درس جبرانی مانند جبرانی ریاضی 5631 و یک واحد درس اختیاری مانند : فعالیتهای اجتماعی5602 - مهارتهای مطالعه و پژوهش 5603- مهاراهای زندگی 5604- یا فعالیتهای قرآنی 5606 که جهت وحدت رویه معمولا فعالیت های قرآنی انتخاب شود . در پایه دوم فقط به رشته انسانی و ریاضی درس اختیاری ارائه می دهیم . و در پایه سوم فقط به رشته تجربی درس اختیاری ارائه می دهیم . وسوم ریاضی درس اختیاری ندارد.دروسی که میتوان در پایه دوم و سوم بعنوان درس اختیاری ارائه داد عبارتند از : قوانین اجتماعی 5601- بهداشت 5605- مبانی تربیت بدنی 5607 - در مورد دروس انتخابی دقت کنیم درسی را که دانش آموز در پایه اول به عنوان اختیاری گذرانده در پایه دوم یا سوم تکرار نشود . انتخاب واحد سوم ها با توجه به پیش نیاز ها انجام شود.
.

غیبت غیر موجه در سیستم 98 ثبت می گردد. 98 در معدل سالیانه صفر محاسبه می گردد. اگر دانش آموزی در نوبت شهریور ماه غایب بود و در امتحان مهرماه شرکت کرده، در ثبت نمرات غیبت دوره تابستان لزوما باید از نمره 98 استفاده گردد و در غیر اینصورت نمره مهر ماه آن درنظر گرفته نخواهد شد.
غیبت موجه در سیستم 97 ثبت می گردد. دانش آموزی كه قبل از نوبت اول ترك تحصیل می كند و در هیچ یك از امتحانات نوبت اول شركت نکرده. براساس آیین نامه برای این دانش آموز می توان تمامی نمرات را 97 درج تا آن سال وقفه تحصیلی محاسبه گردد. وقفه تحصیلی جزو سنوات تحصیل دانش آموز محاسبه نمی گردد و دانش آموز امکان تکرار پایه را خواهد داشت.

- در برنامه دانا دانش آموزان پایه های دوم و سوم و پیش فقط توسط رمز انتقال ثبت نام شوند و اطلاعات دانش آموزان پایه اول از سناد دریافت شود.

تذکر1: شماره دانش آموزی نباید در طول تحصیل در مقطع متوسطه تغییر نماید.

تذکر2: اطلاعات دانش آموزان فارغ التحصیل سوم ، برای ثبت نام در دانای پیش فقط از گزینه ارسال به پیش دانشگاهی ارسال گردد، در غیر اینصورت در برنامه دبیرستان و پیش دچار مشکل خواهید شد.
- دانش آموز بعد از تعیین رشته نمی توانند در دوره های بعدی رشته عمومی بزرگسال انتخاب نمایند.
- به استناد بند4 بخشنامه شماره 440/4721/50 - 84/5/10 وزارت متبوع ارائه دروس تکمیل مهارت(کارآفرینی، قانون کار، ایمنی و بهداشت) به دانش آموزی که هدایت تحصیلی نشده ورشته تحصیلی وی تعیین نگردیده است خلاف مقررات می باشد. و ارائه درس کارورزی بعداز گذراندن استانداردهای مهارت اصلی امکان پذیر می باشد.
- دانش آموزي (پايه اول و دوم و سوم ) سالي واحدي از مهرماه سال جاري تا شهريور سال بعد دانش آموز همان مدرسه محسوب مي شود.(يادآوري دانش آموز پايه سوم تا دي ماه سال بعد)
انتقال دانش آموزاني(اول، دوم) كه در تمامي دروس نمره قبولي گرفته اند بعد از امتحانات نوبت خرداد بلامانع است.
اما اگر دانش آموز (اول و دوم) داراي دروس افتاده باشد،و بعد از امتحانات نوبت خرداد ماه به مدرسه يا منطقه ديگر انتقال يابد. ثبت نام آن دانش آموز براي سال تحصيلي جديد خواهد بود. و آموزشگاه مقصد نمي تواند از چنين دانش آموزاني امتحان شهريور يا مهر ماه را بگيرد.
فقط درصورتي دانش آموز مي تواند در مدرسه مقصد امتحان شهريور يا مهر را بگذراند كه نامه مهمان را داشته باشد، و آموزشگاه مقصد فقط دروس معرفي شده در برگه مهمان را مي تواند از دانش آموز امتحان بگيرد.و به صورت کتبی و طی مراحل اداری نمرات را به مدرسه مبدا اعلام نماید و مدرسه مبدا پس از ثبت نمرات شهریور یا مهرماه و بستن سال و دوره سوابق انتقالی را از طریق اینترنت و رمز انتقال ارسال نماید.
« منظور از انتقال در اینجا انتقال دانش آموز از آموزشگاه روزانه به آموزشگاه روزانه دیگر می باشد».
در غير اينصورت يعني بدون نامه مهمان آموزشگاه اقدام به اخذ امتحان شهريور يا مهرماه نمايد، آموزشگاه متخلف بوده و جهت احقاق حق دانش آموز مراحل اداری و قانونی طی گردد.
یادآوری مهم : مدارس بزرگسال در دوره تابستان نمی توانند از دانش آموزانی که در خرداد همان سال در روزانه ثبت نام کرده اند ثبت نام و انتخاب واحد نمایند.زیرا دانش آموز دریک سال تحصیلی نمی تواند هم در مدرسه روزانه ثبت نام نماید و هم مدرسه بزرگسال/شبانه
مثال: اگر دانش آموز در سال 92-91 در آموزشگاه روزانه ثبت نام و در امتحانات خرداد شرکت کرده باشد و تعدادی از دروس را افتاده باشد نمی تواند در دوره تابستان روزانه آموزشگاه دیگر ثبت نام نماید فقط با نامه مهمان می تواند امتحانات را در مدرسه روزانه دیگر بگذراند و نمرات در سیستم مدرسه اولیه(خرداد) ثبت می شود. ثبت چنین دانش آموزانی در دوره تابستان 92-91مدارس بزرگسال ممنوع و خلاف مقررات می باشد.
لازم به ذکر است که مدارس بزرگسال مجاز به ثبت نام دانش آموز افتاده خرداد پایه سوم روزانه در دوره تابستان بزرگسال نیستند. اما در دوره دی ماه دانش آموز پایه سوم روزانه مختار است در مدرسه روزانه دروس باقیمانده را بگذراند، و یا به مدارس بزرگسال برود.

28- قبل بستن سال و دوره ، وضعیت کارنامه ها را به دقت کنترل و بررسی نمایید وضعیت دروس ناتمام و یا مازاد و یا کمبود نباشد.

29- ارسال اطلاعات به سیستم متمرکز با آخرین نگارش موجود درسایت پژوهش و پس از برطرف نمودن خطاها صورت گیرد.

30- هر دانش آموزی در سیستم باید یک شماره دانش آموزی داشته باشد.با هماهنگی کارشناسی سنجش نسبت به اصلاح شماره دانش آموزی اشتباه اقدام نمایید.

31- وضعیت تحصیلی دانش آموزان در سیستم های دانش آموزی را کنترل و نسبت به اصلاح آنها اقدام نمایید( وضعیت دانش آموز فعال، ترک تحصیل، انتقال رفته،اخراجی، فوتی و یا فارغ التحصیل می باشد.)

32- دفتر تحویل مدارک باید صفحه بندی و فهرست بندی و پلمپ شده باشد و موقع تحویل مدارک تمامی ستون ها نوشته گردد امضاء و اثر انگشت تحویل گیرنده الزامی می باشد.مدارک به شخص و یا ولی و قیم قانونی تحویل داده می شود از تحویل مدارک تحصیلی به خواهر یا برادر و حتی همسر و دیگر خویشاوندان خودداری نمایید.

33- براساس آیین نامه آموزشی مدیرآموزشگاه موظف است حداکثر تا یک ماه پس از شروع سال تحصیلی پرونده دانش آموزان بررسی و در صورت مشاهده نقص پرونده درصدد رفع نقص برآید.

34- چنانچه بعداز موعد مذکور موارد نقص پرونده مشاهده شود لازم است پرونده دانش آموز برابر مقررات جهت اقدام بعدی به اداره آموزش و پرورش ارسال گردد.

35-  لیست های ریز نمرات دبیر ( دست نویس و کامپیوتری ) حتماً امضا و تاریخ داشته باشد.

36-  يك سال تحصيلي در مدارس روزانه از مهر سال جاري تا پايان شهريور سال بعد خواهد بود. بنابراين انتقال دانش آموزان قبولي خرداد ماه قبل از شهريور به مدارس ديگر موردي ندارد. اما انتقال دانش آموزان افتاده خرداد براي ثبت نام در دوره تابستان همان سال مدارس روزانه ديگر و يا دوره تابستان بزرگسال خلاف مقررات مي باشد.

37- توصیه اکید می گردد قبل از انجام هرگونه درخواست یا اصلاحی حتماً با کارشناسی و ارزشیابی تحصیلی هماهنگی لازم به عمل آید

38- همکاران گرامی از جایگاه حساس و وظایف با اهمیت خود در مدرسه مطلع باشید.

 39- مانیتور کامیپوتر را بگونه ای روی میز کار خود قرار دهید که در معرض دید دانش آموزان و سایر همکاران نباشد.

40-  نصب سیستم دانش آموزی در خارج از مدرسه، تخلف اداری محسوب می شود
صفر تا صد كارهايي كه معاونين اجرايي بايد گام به گام انجام بدهند در لينك زير آمده.
http://amouzgar.com/anjoman/showthread.php?tid=1312